自動送信メール機能利用開始までの設定手順

 

■メールの種類と送信タイミングについて

本システムから送信できるメールの種類や送信タイミング、
各種自動送信メールの作成条件については、下記マニュアルにてご確認ください。

メールの種類と送信タイミング

 

■メール設定時の注意

メール機能に関する設定を行う際は、下記マニュアルをご参照のうえ
[設定]→[メール]→[メールサーバ] にて稼働状態を「停止」にしてから作業してください。

メール作成・送信機能のON / OFF

 

【事前設定の手順】

設定1-1．送信元メールアドレス / 署名の設定

メールアドレス・署名設定にて、メール送信時の送信元(店舗)やBCCのメールアドレス、およびメールに挿入する署名の設定を行います。

※楽天市場のメールアドレス・署名設定を行う場合は、こちらをご確認ください。

【本システム画面】
1．[設定]→[メール]より[メールアドレス・署名]をクリック

2．店舗を選択

3．送信元情報を入力
・送信元メールアドレス(From) 必須
・送信元メールアドレス名
・返信先メールアドレス(Reply-To) 必須
・BCCメールアドレス

送信元情報の項目詳細については下記をご確認ください。

4．署名を設定
登録内容は以下のメールタグに引用されます
・PC用→[SIGN]
・MOBILE用→[SIGN_M]

5．[メールアドレス・署名を登録]をクリック

 

設定1-2．送信元 / BCCメールアドレスの登録【※楽天利用時】

本システムから楽天市場の購入者にメールを送信する際に必須の設定です。
設定1-2と1-3を行うことで、メール送信の際に楽天市場のSMTPサーバを経由すると同時に
アドレスが正しく変換され、メール送信が可能となります。

1-2-1．RMSに登録したメールアドレスを確認

本システムのメール機能の送信元(From)などに設定できる下記アドレスを事前に確認します。
・店舗連絡先メールアドレス
・注文確認メール送り先メールアドレス
・資料請求確認メール送り先メールアドレス
(RMSに登録されていないメールアドレスを設定した場合、メールが送信できません。)

【RMS画面】
1．[店舗設定]より[基本情報設定]をクリック

2．[店舗・企業詳細情報]をクリック

3．店舗連絡先メールアドレスを確認
※店舗連絡先メールマスクアドレス(●●●@shop.rakuten.co.jp)ではありません。
マスクアドレスを利用した場合、メール送信が正しく行われません。

■「店舗運営情報」画面

4．注文確認メール送り先メールアドレスを確認
5．資料請求確認メール送り先メールアドレスを確認
※注文確認メール送り先メールマスクアドレス
資料請求確認メール送り先メールマスクアドレス
(●●●@shop.rakuten.co.jp)ではありません。
マスクアドレスを利用した場合、メール送信が正しく行われません。

■「店舗サポート情報」画面

 

1-2-2．本システムにメールアドレスを登録

【本システム画面】
1．[設定]→[メール]より[メールアドレス・署名]をクリック
↓
店舗を選択

2．1-2-1で確認したRMS登録アドレスを下記の項目に登録

＜必須設定＞
・送信元メールアドレス(From)
・返信先メールアドレス(Reply-to)
店舗連絡先メールアドレス

＜任意設定＞
・BCCメールアドレス
店舗連絡先メールアドレス
注文確認メール送り先メールアドレス
資料請求確認メール送り先メールアドレス
※上記3種類いずれも登録可
※半角カンマ区切りで複数登録可
※各項目の詳細はこちらをご参照ください。

◎署名の設定について

メール送信時の署名(PC用/モバイル)にメールアドレスを記載する場合、
必ず店舗連絡先メールアドレスを登録してください。
店舗連絡先マスクアドレスを登録した場合、正しく送信することができません。

 

設定1-3．あんしんメルアドサーバ情報の登録【※楽天利用時】

1-3-1．RMSにてあんしんメルアドサーバ情報を確認します。

【RMS画面】
1．右上のショップ名をクリックし、[R-login (利用者管理)] をクリック
↓
R-login画面にてログイン

2．[利用者管理]をクリック

3．[あんしんメルアドサービスメニュー]をクリック

4．[メールサーバ設定情報]をクリック

5．下記2項目を確認
・SMTP AUTH ID
・SMTP AUTH パスワード

 

1-3-2．本システムにてあんしんメルアドサーバ情報を登録

【本システム画面】
1．[設定]→[基本]より[店舗]をクリック

2．店舗を選択
3．[編集画面を開く]をクリック

4．RMSで確認した値を下記3項目に入力
・SMTP AUTH ID
・SMTP AUTH パスワード

※パスワードの黒丸は、入力値が何桁であっても8個表示されます

↓
画面下部の[店舗情報を更新]をクリック

 

設定2．自動送信メールの種類選択

自動送信設定にて、自動送信メール3種類のうち使用する種類を選択します。

【本システム画面】
1．[設定]→[メール]より[自動送信]をクリック

2．自動送信するメール種類をチェック

※フォロー連絡メールはAmazon非対応です。詳細はこちらをご参照ください。

3．[自動送信設定を登録]をクリック
↓
選択したメール種類の設定などが行える状態になります。

 

設定3．自動送信メールのテンプレート設定

自動送信メールの題名と本文を設定する操作手順です。
店舗ごと、購入者のアドレス別(PC・携帯)、購入回数別、配送業者ごとに設定が可能です。

【本システム画面】
1．[設定]→[メール]より[自動送信メールテンプレート]をクリック

2．店舗を選択
3．全店舗で共通のテンプレートを利用する場合は[共通設定(規定値)]を選択
※店舗ごとのテンプレートを個別に変更した場合、該当のテンプレートは規定値の適用外となります。下記 9の操作にて再度適用させることも可能です。

4．メールの形式(PC / 携帯)を選択
5．メール種別を選択
※発送連絡は配送方法ごとの設定が必要です。
※Amazon店舗の場合、フォロー連絡メールの作成/送信は行われません。

6．受注確認連絡のみ、購入回数に応じたテンプレートを設定 (第1段階：初回購入用 / 第2段階：リピーター用)
※購入回数に応じてメールの内容を変える場合、本操作とは別に、
第2段階(リピーター用)のテンプレートに切り替えるタイミングを登録する必要があります。
下記をご参照の上、設定をお願いいたします。

購入回数に応じたテンプレート切り替え設定

7．メールの題名、本文を入力
8．[保存]をクリック
9．個別に変更を加えたテンプレートを規定値に戻す場合は[共通設定(規定値)で上書きする]をクリック
※クリックできない場合は、共通設定(規定値)が適用されている状態です。

※1:[タグ一覧を表示]をクリックすると、メールに自動挿入できる受注項目とタグが表示されます。
詳細は下記マニュアルをご参照ください。

メールに受注伝票の項目を自動挿入(メールタグ)

 

 

【運用開始の手順】

操作1．自動送信メールの作成・送信を開始する

ご利用前の確認事項 (重要)

■本作業の重要性について
初めて自動送信メールを利用する場合(またはメール種類を増やす場合)、本ページの作業を順序どおりに行うことが非常に重要です。
(1:メールを作りためる → 2:不要なメールを削除する → 3:メール送信を起動)
本作業を行わない場合、テスト用に取り込んだ過去の受注に対してメールを誤送信する可能性があります。

■メールの自動作成対象となる受注
初めて自動送信メールを利用する場合(またはメール種類を増やす場合)、過去の受注まで遡ってメールを作成します。遡る期間は、利用するメールの種類によって異なります。

受注確認連絡	発送連絡	フォロー連絡
受注日から1週間以内	出荷確定日から1週間以内	出荷確定日から3か月以内

 

1-1．メールサーバ設定を[開始]にする

【本システム画面】
1．[設定]→[メール]より[メールサーバ]をクリック

2．[開始]をチェック
3．[稼働状態を設定]をクリック

  

関連マニュアル

1-3．送信待ちメールの確認と不要なメールを削除する

1-2 までの操作を行うと、本システム内にてメールが自動作成されます。
(メール送信処理が停止のため購入者に送信されることはありません）

メールの自動作成は約1時間に一度、定期的に処理が行われます。
対象期間中のすべての受注伝票に対するメール作成が終わるまで、約1～2時間ほどお待ちいただき、
送信待ちにて作成されたメールの確認と、不要なメールの削除を行います。

【本システム画面】
1．[受注]→[メール]より[送信待ち]をクリック

2．[全て]をクリック

3．作成されたメールを確認し、不要なメールにチェック
(すべて削除する場合は[全て選択]をクリック)

4．[選択したメールを削除]をクリック
↓
選択したメールが削除されます

関連マニュアル

 

1-4．メール送信処理を起動にする

【本システム画面】
1．[設定]→[基本]より[自動実行処理]をクリック

2．メール送信処理を[起動]にする

3．画面下部の[自動実行処理を変更]をクリック
↓
メールの自動送信がスタートします

 

操作2. メールの送信履歴を確認する

操作1までの操作を行っていただき、本システムからメールの送信が行われた場合、
[送信履歴]に送信履歴と送信結果が残ります。
実際にメールの送信が成功しているかについては、下記手順にてご確認ください。
※最新1000件分の送信履歴、送信結果の確認が可能です。

【本システム画面】
1．[受注]→[メール]より[送信履歴]をクリック

2．店舗を選択
※[◆◆全て◆◆]を選択した場合、全ての店舗のメールのうち、直近1000件を表示します。

3．メール送信履歴を確認
(処理ステータスに送信結果を表示します。詳細はこちらをご確認ください。)
※何度も「送信失敗」になった場合、4回まで再送信を行います。